フィットネスジムの業務、
フィットネス特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
会員の手続きも、会費の照合も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
フィットネスジムでは、入会・休会・退会の手続きと会費の決済エラーが毎月の締めに集中し、少ない店舗スタッフでフロントと事務を掛け持ちしています。このページでは、ジムがAIに任せられる事務と、採用・外注・自作・システムの乗り換えとの違い、会員の情報や決済を扱う前の注意点をまとめました。AI社員AIKATAは、店舗の裏方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受ける、フィットネスジム向けの業務代行（BPO）サービスです。
フィットネスジムで人手不足・事務の負担が続く理由
フィットネスジムの事務は、会員の数と動きに比例して増えます。入会・休会・退会・プラン変更は、締め日までに会員システムへ反映しなければ、翌月の会費が正しく引き落とせません。カードの期限切れや残高不足による決済エラーは毎月出て、そのたびに会員への連絡が要ります。無人の時間がある店舗や複数店舗の運営では、こうした事務が本部や店長に集まります。
店舗スタッフはトレーナーを兼ねることが多く、事務のためだけに人を採る余裕はあまりありません。少人数の運営では、手続きの締め方や決済エラーの追い方が店長一人に集まり、店長が辞めると引き継ぎが追いつきません。出店を重ねるたびに同じ教え込みをくり返すことになり、事務の負担は店舗の数だけ増えていきます。
フィットネスジムでよく伺うお悩み
休会・退会の処理が溜まる
Webや紙で届く休会・退会の申請を、締め日までに会員システムへ反映しきれない。
会費の決済エラーの追いかけ
カードの期限切れや残高不足で引き落としに失敗した会員を洗い出し、一人ずつ連絡している。
紙の入会書類の入力が重い
店頭で受け付けた入会申込書や同意書を、閉店後に会員システムへ入力し直している。
店舗ごとの数字がすぐに出ない
入会数・退会数・在籍数を店舗ごとに手で集め、本部への報告が月の半ばにずれ込む。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
フィットネスジム向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
入会・休会・退会の手続き処理から、会費の決済エラーの確認と案内文の下書き、店舗ごとの売上レポートまで。フロントの合間に店舗スタッフの方が進めている事務を、AIと人の二重体制でお引き受けします。会員や店舗が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
フィットネスジムのAI活用：AIに任せられる業務
会員の手続き
Webや紙で届く入会・休会・退会・プラン変更の申請を整理し、締め日に合わせて会員管理システムへ反映します。紙の申込書や同意書はデータ化し、退会理由も集計します。規約にない例外の扱いや、引き止めのご案内をするかどうかは御社が決めます。
- 入会・休会・退会の手続き処理
- プラン・オプション変更の反映
- 紙の申込書・同意書のデータ化
- 退会理由の集計
会費・決済
会費の決済結果と入金の照合、決済エラーになった会員の一覧づくり、再決済のご案内文の下書きを引き受けます。カード番号そのものは扱わず、決済の管理画面に出る結果をもとに作業します。利用の停止や退会の扱いは、御社が判断します。
- 会費の決済結果と入金の照合
- 決済エラーの会員一覧の作成
- 再決済のご案内文の下書き
会員への案内
休館日やイベントのお知らせ、口コミへの返信、しばらく来館のない会員へのご案内を、ジムの雰囲気に合う言葉で下書きします。配信と公開は店長の承認の後に行い、トレーニングや食事についての助言は、トレーナーの方が書き加えます。
- 休館日・イベントのお知らせの下書き
- 口コミへの返信の下書き
- 休眠会員への案内文の下書き
スタッフ・報告
トレーナーのシフトと勤怠の集計、パーソナル指導の件数と歩合の計算、入会数・退会数・在籍数をまとめた店舗別の月次レポートを引き受けます。数字の定義は導入前に本部とそろえ、毎月同じ形でお渡しします。
- トレーナーのシフト・勤怠の集計
- パーソナル指導の歩合の計算
- 店舗別の月次レポートの作成
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
フィットネスジムの事務を外注・効率化する方法の比較
フィットネスジムの事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕事務やフロントの人を採用する
事務やフロントの専任を採用すれば、トレーナーは指導に戻れます。ただ、早朝や夜の勤務がある店舗では採用が難しく、会員システムや決済の画面に慣れるまで時間もかかります。店舗を増やすたびに同じ採用と教育が要り、人件費も店舗の数だけ増えます。
✕会費の集金代行に外注する
会費の収納や督促を代行するサービスに任せる方法もあります。ただ、頼めるのは集金まわりが中心で、休会や退会の反映、会員へのお知らせ、店舗のレポートは店舗に残ります。代行の手数料は会員の数や件数で決まる形が多く、会員が増えるほど費用も増えます。
✕RPAや生成AIで仕組みを作る
RPAで手続きの反映を自動にしたり、生成AIで案内文を書いたりする方法もあります。ただ、作るのは店舗運営と掛け持ちの本部や店長で、会員システムの画面が変わるたびに直しが要ります。作った人が辞めると、仕組みごと誰も直せなくなります。
✕会員管理システムを乗り換える
Web入会や自動決済に強い会員管理システムへ乗り換えると、手入力は減ります。ただ、会員データと決済情報の移行は慎重さが要り、会員の方に登録のし直しをお願いする場面も出ます。乗り換えた後も、決済エラーの追いかけや店舗の集計は人の作業として残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 業務が増えたとき | 担当者が辞めたとき |
|---|---|---|---|
| 採用して増やす | 給与・社会保険料・採用費 | さらに採用が必要 | 採用と教育をやり直し |
| 従来の外注・BPO | 作業量や件数に応じて増える | 外注費が増える | 担当者の交代で品質が揺れる |
| 自社でRPA・AIを作る | 作る人の時間と手直し | 作り直しが必要 | 仕組みごと止まる |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | 人の作業は残る | 操作する人が必要 |
| AI社員AIKATA | 月30万円の定額 | 料金はそのまま | 仕組み化で止まらない |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
フィットネスジムがAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1会員や店舗が増えても月30万円
料金は、会員の数や店舗の数で変わらない定額です。年明けの入会キャンペーンで手続きが重なる月も、出店が続く時期も、追加費用はかかりません。休会・退会の処理から試したい場合は、月10万円のお試しプランも選べます。
理由2hacomonoの画面のまま任せられる
hacomonoやSmart Hello、DIGYMなど、いまお使いの会員管理システムと決済の管理画面を、当社がそのまま操作して自動化します。会員の方にアプリの入れ替えをお願いする必要はありません。
理由3会員システムへの反映の前に人が確認
休会・退会の反映や決済エラーの一覧は、AIが処理した後に当社の人が確かめ、店長や本部が承認してから確定します。反映漏れで会費を引き落としすぎるといった、会員の不満につながる誤りを防ぐ流れにしています。
理由4店長が替わっても締めが止まらない
締め日の扱いや決済エラーの追い方を、店長の記憶ではなく仕組みに残します。店長の異動や退職があっても、月末の手続きの反映や会費の照合は同じ手順で進み、新しい店舗にも同じ形で広げられます。
理由5指導と入会のご説明はジムに残る
当社が引き受けるのは、手続きの反映・照合・案内文の下書きといった裏方の事務です。トレーニングの指導や体験のご案内、入会時のご説明、館内での対応は、これまでどおり御社のトレーナーとスタッフが行います。
フィットネスジムでの活用イメージ
休会・退会の手続き
申請内容の整理から、会員システムへの反映まで、まとめてお任せ。
申請がWebと紙でばらばらに届き、
締め日を確かめて一件ずつ入力。
反映漏れで翌月も会費が引かれる。
申請の内容をAIが会員ごとに整理し、
締め日に合わせて会員システムへ反映。
店長は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／引き止めのご案内をするかは、御社が決めます。
会費の決済エラー
引き落とし結果の確認から、再決済のご案内文まで、まとめてお任せ。
決済の結果を会員システムから出し、
失敗した会員を名簿と照らし合わせ、
一人ずつ連絡して入金を確かめる。
失敗の理由ごとにAIが会員を分け、
ご案内文の下書きと入金の照合まで。
本部は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／未納が続く方の利用停止は、御社が判断します。
店舗別の月次レポート
入会数や退会数の集計から、本部向けの報告書まで、まとめてお任せ。
店舗ごとに会員の数字を書き出し、
売上やパーソナルの件数を手で足す。
報告が出そろうのは月の半ば。
会員と売上をAIが店舗別に集計し、
前月との違いも一覧にして当社が確認。
オーナーは内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／数字の定義は、導入前に御社とそろえます。
フィットネスジムが外注・AI活用の前に確かめたいこと
会員規約どおりに手続きを処理する
休会・退会の締め日や手数料、再入会の扱いは、会員規約に書かれた決まりどおりに処理することが前提です。当社は規約の決まりを仕組みに登録して反映を行い、規約にない例外の扱いや引き止めのご案内は御社が判断します。退会の方法を会員に分かりやすく示せているかも、導入の前に一緒に確かめます。
決済情報と体組成のデータの扱い
会員の氏名や連絡先に加え、決済の結果や体組成、健康状態の申告など、取り扱いに注意が要る情報を預かります。秘密保持契約(NDA)を結び、権限は作業に要る範囲だけにします。カード番号は扱わず、既往歴などの申告は要配慮個人情報にあたるため、作業に使うかどうかを導入前に決めます。
入会の山場の前に引き継ぐ
年明けや春の入会キャンペーンの最中に引き継ぐと、手続きの確認が追いつきません。会員の動きが落ち着いた月に始め、店舗ごとの締め日やプランの違いを整理してから山場を迎えるのが安全です。店舗ごとにプランの名前が違う場合も、最初の整理でそろえます。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
hacomonoなどの会員管理システムのまま頼めますか?
パーソナルトレーニングやスクールの事務も頼めますか?
フィットネスジムでAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：フィットネスジムの事務は、月30万円の定額で任せられます
フィットネスジムの事務は、会員の入会・休会・退会と会費の決済が毎月の締めに重なり、指導と掛け持ちの店舗スタッフには重い仕事です。AI社員AIKATAなら、手続きの反映から決済エラーのご案内文、店舗別のレポートまで、店舗スタッフの方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。指導と接客はジムに残したまま、いまの会員管理システムで始められます。まずは無料相談で、店舗の事務のどこまでを任せられるかをお確かめください。