ホテル・旅館特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

ホテル・旅館で人手不足・事務の負担が続く理由

ホテル・旅館の事務は、販売する予約サイトの数に比例して増えます。じゃらんnet・楽天トラベル・一休.com・海外の予約サイトと、それぞれ画面も精算の仕組みも違います。さらに、食事やアレルギー、送迎の情報を館内へ伝え、宿泊後は口コミに返信し、法人の請求も締めます。外国からのお客様が増えると、外国語の口コミやメールへの対応も加わります。

フロントや客室の人手が足りない施設では、事務のための人を採る余裕がありません。夜勤を含むシフトの中で、予約サイトの操作や精算の照合を教える時間も取りにくく、慣れた人に仕事が集まります。その人が辞めると、サイトごとの精算の見方や台帳の付け方が分からなくなり、支配人が自分で引き取ることになりがちです。

ホテル・旅館でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

ホテル・旅館のAI活用：AIに任せられる業務

予約・宿泊者情報

サイトコントローラーとPMSの予約を照合し、転記や食事・アレルギーの一覧づくりまでを引き受けます。宿泊者名簿のデータの整理は行いますが、名簿の備え付けやフロントでの本人確認、旅券の確認は、旅館業法上の営業者の務めとして館内で行います。

• 予約データのPMSへの転記
• 予約サイト間の予約の照合
• 宿泊者名簿のデータ整理
• 食事・アレルギー情報の一覧作成

口コミ・案内文

予約サイトやGoogleの口コミへの返信、到着前のご案内メール、宿泊プランの紹介文を、施設の言葉づかいで下書きします。外国語の口コミには日本語訳を添えます。掲載と送信は、支配人などの承認を経てから行います。

• 口コミへの返信の下書き
• 到着前のご案内メールの下書き
• 宿泊プランの紹介文の下書き

精算・経理

予約サイトごとの手数料・ポイント・クーポンの精算書と入金の照合、法人や団体の請求書づくり、未入金の確認、売上日報と稼働率のレポートまでを引き受けます。精算の差異を予約サイトに申し立てるかどうかは、御社が判断します。

• OTA手数料と入金の照合
• 法人・団体向け請求書の作成
• 未入金の確認と督促メールの下書き
• 売上日報・稼働率レポートの作成

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

ホテル・旅館がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

ホテル・旅館が外注・AI活用の前に確かめたいこと

旅館業法で館内に残る務めを確かめる

旅館業法は、営業者に宿泊者名簿の備え付けを求めています。名簿には氏名・住所・連絡先を記載し、日本に住所のない外国人の方は国籍と旅券番号も記載します。旅券の写しを名簿とともに保存する運用も示されています。当社は名簿のデータの整理や転記を補助し、本人確認と名簿の記載が正しいかの確認は館内で行います。

宿泊者情報と旅券の写しの扱い

宿泊者の氏名・住所・連絡先、外国人の方の旅券の写しなど、取り扱いに注意が要る情報を預かります。秘密保持契約(NDA)を結び、PMSやサイトコントローラーの権限は作業に要る範囲だけにします。名簿の保存場所と保存の期間は、施設の規程と旅館業法の決まりに合わせて取り決めます。

繁忙期の前に始め、返信の方針を決める

大型連休や夏休みの直前に引き継ぐと、確かめる時間が取れません。予約の少ない時期に始め、予約サイトごとの手順を整えてから繁忙期を迎えるのが安全です。口コミ返信も、厳しい評価への返し方やお詫びの範囲を、支配人と先に決めておきます。

まとめ：ホテル・旅館の事務は、月30万円の定額で任せられます

ホテル・旅館の事務は、予約サイトが増えるほど転記と照合が膨らみ、フロントの人手だけで回し続けるのは簡単ではありません。AI社員AIKATAなら、予約の転記と照合、口コミ返信の下書き、OTAの精算と入金の照合まで、スタッフの方の裏方の事務を月30万円の定額で丸ごと引き受けます。本人確認と名簿の備え付けは館内に残したまま、いまのPMSで始められます。無料相談で、任せられる事務と費用の試算をお確かめください。