設備工事特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

設備工事会社で人手不足・事務の負担が続く理由

設備工事の仕事は、新築や改修の工事に、保守点検と修理の依頼が重なって進みます。保守先ごとに点検の項目や報告書の書式が違い、業務用エアコンではフロン排出抑制法に沿った点検の記録も求められます。機器の納期はメーカーや商社の事情で動き、搬入日が変わるたびに工程と連絡をやり直します。改正建設業法では材料費などの内訳を示した見積書づくりが努力義務になりました。

点検や施工の経験がある人は現場に欠かせず、事務の作業まで手が回りません。工務事務の方も、保守先ごとの書式や発注先との決まりを覚えるまでに時間がかかり、修理依頼の手配は担当者の記憶で回っていることが多くあります。その人が休むと、誰が向かったのか、どの機器を頼んだのかが分からなくなります。現場の人も事務の人も採りにくい中で、人を増やすだけでは回りません。

設備工事会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

設備工事会社のAI活用：AIに任せられる業務

保守・点検

点検表の数値と写真から、保守先ごとの書式に合わせた報告書を清書し、次回の点検時期と点検履歴を一覧で管理します。点検の実施と良否の判定、所見の記入は、御社の有資格者・点検担当の方が行います。

• 点検記録の報告書への清書
• 点検写真の整理・貼り付け
• 次回点検の時期の一覧管理
• 保守先ごとの点検履歴の整理

発注・納期

機器や資材の発注書の下書き、メーカーや商社への納期確認の連絡、届いた回答の工程表への反映、納品書との照合までを引き受けます。発注先と数量の決定は御社が行います。

• 機器・資材の発注書の下書き
• メーカー・商社への納期確認の連絡
• 納期回答の工程表への反映
• 納品書と発注内容の照合

修理依頼・手配

メールやWebフォームで届いた修理の依頼を一つの一覧にまとめ、担当者の割り振り案、お客様への日程のご案内の下書き、作業報告からの請求書づくりまでを進めます。電話での受付と現場での作業は御社が行います。

• メール・Webの修理依頼の一覧化
• 担当者の割り振り案の作成
• お客様への日程案内の下書き
• 作業報告からの請求書の作成

積算・保守契約

図面から機器や配管・配線の数量を拾い、積算ソフトへ入力するところまでを引き受けます。保守契約の毎月の請求書づくりと更新時期の管理も任せられます。見積の金額と値引きの判断は御社が行います。

• 図面からの数量の拾い出し
• 積算ソフトへの数量の入力
• 保守契約の毎月の請求書作成
• 保守契約の更新時期の管理

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

設備工事会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

設備工事会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

資格が要る作業と事務を分ける

電気工事の作業は電気工事士法で電気工事士が行うと定められ、消防用設備の点検にも消防法の決まりがあります。建設業の許可を受けた会社は、現場に主任技術者を置いて施工を管理します。当社は資格を要しない記録の清書や集計を受け持ち、点検の結果や所見を書き換えることはありません。この分け方を契約で示せるかを確かめてください。

保守先の建物の情報を守る

保守先の図面や設備の配置、入館の手順は、建物の防犯に関わる情報です。秘密保持契約(NDA)を結び、アクセスできる範囲を担当する業務に限ります。点検の写真に写る室内や人の扱い、保守先から求められている情報管理の決まりも、導入前に確かめて合わせます。

手書きの点検表の渡し方を決める

紙の点検表とスマホの写真で記録している会社では、手書きの点検表を写真やスキャンでお送りいただければ当社でデータ化します。送る時機と置き場所を決めておくと、清書が滞りません。始めるのは、夏前の空調の点検など繁忙期の少し前が安心です。

まとめ：設備工事会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

設備工事会社の事務は、保守先ごとの書式、動く機器の納期、届き続ける修理の依頼が重なり、人を増やすだけでは追いつきません。AI社員AIKATAは、点検報告書の清書から機器・資材の発注と納期管理、修理依頼の整理、保守契約の請求まで、工務事務の定型業務を月30万円の定額で引き受けます。点検と工事は御社の有資格者に残したまま、いまの積算ソフトや書式で始められます。無料相談では、どの業務から任せるかを一緒に決めます。