弁理士特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

特許事務所で人手不足・事務の負担が続く理由

特許事務所の事務は、一つの出願から何年も続きます。拒絶理由通知への応答期限、審査請求期限、登録後の特許料の納付、商標の更新と、案件ごとに期限が重なり、外国出願があれば国ごとの期限と代理人とのやり取りも加わります。担当する案件が積み上がるほど、管理する期限の数は出願の件数以上に増えていきます。

期限の管理は一つの見落としが権利の喪失につながるため、経験のある事務スタッフに任せたい仕事です。ただ、特許事務の経験者は採用が難しく、国内と外国の手続きを覚えるまでには時間がかかります。二人で読み合わせる体制を続けるほど、事務スタッフの手は期限の確認に取られていきます。

特許事務所でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

特許事務所のAI活用：AIに任せられる業務

期限・中間処理

インターネット出願ソフトで受け取った特許庁からの発送書類を整理し、書類の種類と応答期限・審査請求期限を読み取って管理システムへ登録します。期限が近い案件のリマインドも行います。応答の方針と書類の作成は先生が行います。

• 特許庁からの発送書類の整理
• 応答期限・審査請求期限の登録
• 期限が近い案件のリマインド
• 顧客への受領連絡の下書き

年金・更新

特許料の納付期限と商標の更新期限を一覧にし、顧客へ維持するかを確かめる連絡を下書きします。返事の記録と、納付・更新の結果の台帳への反映までを受け持ちます。維持の判断は顧客と先生が行い、納付の手続きは事務所で行います。

• 特許料の納付期限の一覧化
• 顧客への維持意思の確認連絡の下書き
• 商標の更新期限の管理
• 納付・更新結果の台帳への反映

外国案件

国ごとに書式も通貨も違う外国代理人のレポートと請求書を読み取り、外国での期限の登録と、指示した内容との照合を行います。支払一覧も作ります。外国代理人への指示と送金は、事務所で行います。

• 外国代理人からのレポートの整理
• 外国での期限の登録
• 外国代理人の請求書の照合
• 支払一覧の作成

請求・事務

報酬と特許庁費用を分けた請求書の発行、入金消込、発明者からの資料回収の連絡、公報の収集とウォッチングの一覧づくりまでを引き受けます。公報の内容の分析や鑑定は先生が行います。

• 報酬と特許庁費用の請求書発行
• 入金消込・未入金の一覧化
• 発明者からの資料回収・催促の連絡
• 公報の収集とウォッチング一覧

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

特許事務所がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

特許事務所が外注・AI活用の前に確かめたいこと

弁理士法75条の範囲に触れない

特許・実用新案・意匠・商標に関する特許庁への手続きの代理や、その鑑定、書類の作成は、弁理士法75条で、弁理士でない者が業として行うことを禁じられています。外注先に任せるのは書類の整理や期限の登録などの事務に限り、応答書類や明細書の作成に関わらないことを契約で確かめてください。

出願前の発明の秘密を守る

出願前の発明の内容や顧客の技術資料は、外に漏れれば新規性を失うおそれがある情報です。秘密保持契約(NDA)を結び、当社が見られる案件と資料を限定します。外国代理人とのやり取りや請求書にも顧客名と案件が載るため、受け渡しと保管の方法を事前に決めます。

外国案件の指示の記録をそろえる

外国代理人の請求書を照合するには、事務所がいつ何を指示したかの記録が欠かせません。導入前に、指示のメールや管理システムの記録の置き場所、通貨や為替の扱い、顧客への請求に載せる項目を、事務スタッフの方の画面を拝見しながら決めます。決めた型は先生の確認を経てから使い始めます。

まとめ：特許事務所の事務は、月30万円の定額で任せられます

特許事務所の事務は、期限の数が案件とともに増え続けます。経験者の採用や年金管理の外注、システムの入れ替えだけでは、期限の登録や外国代理人の請求書の照合が残ります。AI社員AIKATAは、発送書類の整理から期限の登録、年金の案内、請求までを月30万円の定額で引き受け、出願書類の作成と手続きの代理は先生の手元に残します。期限管理のどこから任せられるかは、無料相談でご確認ください。