賃貸管理特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

賃貸管理会社で人手不足・事務の負担が続く理由

賃貸管理の事務は、管理戸数とオーナー様の数に比例して増えます。毎月の入金消込と送金に加え、更新・解約・退去精算が契約ごとの期日で発生し、春の入退去の時期には一気に重なります。オーナー様ごとに送金日や明細の形が違ううえ、賃貸住宅管理業法でオーナー様への定期的な報告も求められるようになり、確かめる項目も増えました。

一方で、家賃管理や更新の実務が分かる人は採用が難しく、物件ごとの取り決めや設備の経緯を覚えるまでには時間がかかります。担当者が辞めると、そのオーナー様との約束ごとが引き継がれないことも少なくありません。管理戸数を増やすたびに人を足す方法では、管理料の中から利益が残りにくくなっていきます。

賃貸管理会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

賃貸管理会社のAI活用：AIに任せられる業務

家賃・送金

通帳やネットバンキングの入金データと管理ソフトの請求を照らし合わせ、消込から滞納一覧、オーナー様ごとの送金明細・収支報告書までを引き受けます。名義の表記ゆれやまとめ振込は最初に決めた基準で読み替え、判断に迷う入金だけを御社にお戻しします。

• 家賃の入金確認と消込
• 滞納一覧の作成と督促文の下書き
• オーナー様への送金明細の作成
• 月次の収支報告書の作成

更新・解約

更新月が近い契約の洗い出しと更新案内、解約届の整理、退去精算書の下書きまでを、期日の一覧とあわせて管理します。入居申込書類は不備の確認までを当社が担います。原状回復の負担区分の判断と、入居者様へのご説明は御社が行います。

• 更新案内と更新書類の下準備
• 解約届の受付と退去日程の整理
• 退去精算書の下書き
• 入居申込書類の不備チェック

入居者・オーナー対応

入居者様・オーナー様からのメールの振り分けと一次返信、修繕の依頼を受けた後の業者への見積依頼、オーナー様への報告文の下書きまでを引き受けます。電話での受付や、修繕を進めるかどうかの判断は御社に残ります。

• 問い合わせメールの一次対応・振り分け
• 修繕依頼の受付と見積依頼の連絡
• オーナー様への報告文の下書き

募集・物件情報

空室が出たときの募集図面づくりと、管理ソフトへの物件情報の入力、仲介会社に共有する空室一覧の更新を引き受けます。入居者募集の媒介や賃貸借契約の重要事項説明は、御社の宅建士が行います。

• 募集図面の作成
• 管理ソフトへの物件情報の入力
• 空室一覧の更新と仲介会社への共有

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

賃貸管理会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

賃貸管理会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

賃貸住宅管理業法・宅建業法の線引き

賃貸住宅管理業法では、管理受託契約の前の重要事項説明や、受託した管理業務の全部を他社に再委託することの禁止などが定められています。入居者募集の媒介では、重要事項説明と契約書面への記名を宅建士が行います。当社は照合や書類の下準備を補助する立場です。外注先とは、どこまでを任せるかを契約で決めておくと安心です。

入居者様・オーナー様の情報の扱い

入居者様の勤務先や連絡先、家賃の入金状況、オーナー様の口座など、外に出せない情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、管理ソフトやネットバンキングで当社が見られる範囲を絞ったうえで始めます。送金の実行は御社の口座から行い、当社が振込の操作をすることはありません。

入金照合の基準を最初に決める

名義が契約者と違う入金、まとめ振込、一部だけの入金をどう扱うかは、会社ごとに決まりがあります。導入前に管理スタッフの方の画面を拝見し、読み替えの基準と、御社に判断を戻す入金の条件を決めます。始める時期は、春の入退去の山を避けると落ち着いて移せます。

まとめ：賃貸管理会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

賃貸管理会社の事務は、管理戸数が増えるほど重くなり、人を足すだけでは利益が残りにくくなります。AI社員AIKATAは、家賃の入金消込やオーナー様への送金明細、更新・退去の書類、入居者様へのメールの一次対応まで、管理スタッフの方の定型業務を月30万円の定額で引き受けます。重要事項説明や交渉は御社に残したまま、いまの管理ソフトで始められます。任せられる業務と費用の目安は、無料相談でご確認いただけます。