マンション管理特化定額格安BPO・AI社員AIKATA

マンション管理会社で人手不足・事務の負担が続く理由

マンション管理の事務は、受託する管理組合の数だけ増えます。組合ごとに管理規約や会計の科目、理事会の開催日が違い、決算後の総会の時期には議案書・決算報告・議事録が重なります。建物の高経年化で長期修繕計画の見直しや大規模修繕の準備も増え、改正区分所有法の施行に合わせて管理規約の見直しが必要になる組合もあります。

一方で、フロント担当は理事会や総会が夜や週末に入る仕事で、経験者の採用は簡単ではありません。担当組合の経緯や理事長とのやり取りが一人の頭の中にあると、異動や退職のたびに組合からの信頼を一から築き直すことになります。人を足して受託組合を増やす方法には限りがあります。

マンション管理会社でよく伺うお悩み

その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。

マンション管理会社のAI活用：AIに任せられる業務

会計・収納

口座振替の結果と通帳の明細から未収金の一覧を作り、督促状の下書き、支払伝票の入力と照合、月次の収支報告書の作成までを引き受けます。管理組合の口座の管理と支払いの実行は御社に残り、基幹事務を一括してお引き受けする形にはしません。

• 口座振替結果の確認と未収金一覧
• 督促状・催促文の下書き
• 月次の収支報告書の作成
• 支払伝票の入力と照合

総会・理事会

前年の資料と決算をもとに、議案書・招集通知の下書き、決算報告書や予算案の資料づくり、届いた出欠票のデータ化と集計、議事録の作成までを担います。総会の進行と、議案の内容の判断は御社と管理組合が行います。

• 議案書・招集通知の下書き
• 決算報告書・予算案の資料づくり
• 届いた出欠票のデータ化と集計
• 理事会・総会の議事録作成

建物・修繕

点検報告書の取りまとめと修繕履歴の一覧化、業者への見積依頼の連絡と見積の比較表づくりを引き受けます。修繕の要否や業者の選定は、御社のフロント担当と理事会が判断します。

• 点検報告書の取りまとめ・データ化
• 修繕履歴の整理と一覧化
• 業者への見積依頼と比較表の作成

居住者対応

居住者様からのメールの振り分けと一次返信、掲示物やお知らせ文の作成、共用施設の予約や各種申請の受付の管理を引き受けます。電話での受付や、居住者様どうしのトラブルへの対応は御社が行います。

• 問い合わせメールの一次対応・振り分け
• 掲示物・お知らせ文の作成
• 共用施設の予約・申請の受付管理

ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。

マンション管理会社がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由

マンション管理会社が外注・AI活用の前に確かめたいこと

マンション管理適正化法の線引き

マンション管理適正化法では、管理受託契約の重要事項説明や管理事務の報告を管理業務主任者が行うこと、基幹事務を一括して再委託しないこと、管理組合の財産を分けて管理することが定められています。当社は集計や資料づくりを補助する立場で、出納や組合への報告は御社が行います。

区分所有者様の口座や滞納の情報

区分所有者様の氏名や口座、管理費の滞納の状況、居住者様の連絡先など、外に出せない情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、管理システムで当社が見られる範囲を絞ります。管理組合の口座の操作は当社では行わず、データの受け渡しの方法も導入前に決めます。

総会の時期を見て始める

総会資料の作成から任せる場合は、受託組合の決算期と総会の時期を一覧にし、山が来る前に組合ごとの書式を登録しておくと落ち着いて始められます。改正区分所有法の施行で総会の決議の仕組みが見直されたため、規約を改めた組合の書式も最初にそろえます。

まとめ：マンション管理会社の事務は、月30万円の定額で任せられます

マンション管理会社の事務は、受託組合ごとに規約と会計が違い、総会の時期にはフロント担当の負担が一気に重くなります。AI社員AIKATAなら、収納の確認と未収金の一覧、月次の収支報告書、総会資料と議事録、居住者様へのお知らせまで、フロント担当の方の定型業務を月30万円の定額で引き受けます。管理業務主任者の仕事は御社に残したまま、いまのシステムで始められます。まずは無料相談で、任せられる業務と始める時期をご相談ください。