介護事業所の業務、
介護特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
国保連請求も、実績集計も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
介護事業所では、月末に実績が締まってから翌月の請求期限までの短い間に事務が集中し、処遇改善加算の書類や運営指導の準備も管理者に重なります。このページでは、介護の事務のうちAIに任せられる業務と、人を増やす・外注する・自作する・ソフトを替える方法との違い、ケアマネジャーや現場の職員の業務との線引きをまとめました。AI社員AIKATAは、国保連請求から記録のデータ化までを定額で引き受ける、介護事業所向けの業務代行（BPO）サービスです。
介護事業所で人手不足・事務の負担が続く理由
介護の事務は、サービスの種類ごとに単位数や加算の決まりが違い、利用者様ごとに要介護度や区分支給限度基準額、負担割合も異なります。毎月の請求は、ケアマネジャーから届く提供票と実績を突き合わせてから作るため、月末から翌月の請求期限までに作業が集中します。報酬改定のたびに加算の要件や様式も変わり、処遇改善加算の計画書と実績報告も毎年続きます。
人手不足はまず現場の介護職員で起き、事務の担当の採用は後に回されがちです。請求に慣れた事務職員を採れても、サービスごとの加算や返戻の読み方を覚えるまでに時間がかかります。管理者や生活相談員が現場と事務を兼ねている事業所では、その人が休むだけで請求が遅れる形になっています。
介護事業所でよく伺うお悩み
月初は請求作業で手が離せない
月末に実績が締まってから国保連の請求期限まで日がなく、実績の突き合わせと入力に追われる。
返戻の原因探しに時間がかかる
請求が返戻になるたびに、提供票と実績、被保険者の情報を一件ずつ見比べて原因を探している。
手書きの記録を後から打ち直す
現場の職員が紙に書いた記録やバイタルを、事務所で介護ソフトへ入力し直す二度手間が続いている。
加算の書類づくりが管理者に集中
処遇改善加算の計画書や実績報告、加算の算定根拠の書類づくりが、毎年管理者一人に集中する。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
介護事業所向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
サービス提供実績の集計から、国保連への請求データの作成とチェック、利用者様への請求書づくり、加算に要る書類の下準備まで。事務職員の方が毎月の請求の前後にこなしている定型業務を、AIと人の二重体制で丸ごとお引き受けします。利用者様や事業所が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
介護事業所のAI活用：AIに任せられる業務
請求業務
サービス提供実績を集計して提供票と突き合わせ、国保連への請求データを作るところまでを引き受けます。返戻や過誤があれば原因を洗い出し、利用者負担の請求書と口座振替のデータも用意します。請求データの最終確認と伝送は、事業所で行います。
- サービス提供実績の集計と照合
- 国保連への請求データの作成
- 返戻・過誤の原因の洗い出し
- 利用者負担の請求書・領収書の作成
- 口座振替データの作成
記録のデータ化
紙の介護記録やバイタル、ヒヤリハット報告をデータにし、介護ソフトへ入力します。ケアプランデータ連携で届いた予定の取り込みと、実績とのずれの確認も行います。記録の中身を書くのは現場の職員の方で、当社は書かれた内容を写すところまでです。
- 手書きの記録・バイタルのデータ化
- 提供票の予定と実績の突き合わせ
- ケアプランデータ連携の取り込み
- ヒヤリハット報告の一覧化・集計
加算・運営の書類
処遇改善加算の計画書・実績報告に要る賃金の集計と様式への転記、運営指導に向けた書類の不足チェック、研修や委員会の記録の整理を行います。加算を取るか、どう配分するかは、事業所で決めていただきます。
- 処遇改善加算の計画書の下準備
- 実績報告書の下準備と賃金の集計
- 運営指導に向けた書類の不足チェック
- 研修・委員会の記録の整理
連絡・職員の事務
居宅介護支援事業所へ送る実績の準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表の作成、職員の勤怠の集計を引き受けます。人員基準を満たしているかの判断は、管理者の方が行います。
- 居宅介護支援事業所への実績の送付準備
- ご家族へのお知らせの下書き
- 勤務形態一覧表の作成
- 職員の勤怠データの集計
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
介護事業所の事務を外注・効率化する方法の比較
介護事業所の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕介護事務の職員を採用して増やす
請求に強い事務職員を採用できれば月初の負担は軽くなりますが、介護職員の採用を優先するうちに、事務の採用は先送りになりやすいものです。採れても、サービスごとの加算や返戻の読み方を覚えるまで時間がかかり、辞めてしまえば管理者が請求を抱える形に戻ります。
✕介護請求の代行会社に外注する
国保連請求の代行は、利用者様の数やサービスの種類に応じて料金が決まることが多く、事業所や併設サービスを増やすほど費用も上がります。実績や提供票を代行先へ渡す作業は事業所に残り、記録のデータ化や加算の書類までは頼めない場合もあります。
✕介護ソフトの自動化を自分たちで作る
RPAや生成AIで転記や集計を自動化する方法もあります。ただ、現場と事務を兼ねる職員が作り込む時間を取るのは難しく、報酬改定やソフトの画面が変わるたびに直しが要ります。作った職員が異動や退職をすると、仕組みごと止まってしまいます。
✕記録から請求まで一体の介護ソフトに替える
タブレットで記録して請求までつながるソフトに替えれば、紙からの打ち直しは減らせます。その代わり、現場の職員全員が新しい操作を覚え、過去のデータの移し替えも必要です。替えた後も、提供票とのずれの確認や返戻の対応、加算の書類づくりは人の手に残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 業務が増えたとき | 担当者が辞めたとき |
|---|---|---|---|
| 採用して増やす | 給与・社会保険料・採用費 | さらに採用が必要 | 採用と教育をやり直し |
| 従来の外注・BPO | 作業量や件数に応じて増える | 外注費が増える | 担当者の交代で品質が揺れる |
| 自社でRPA・AIを作る | 作る人の時間と手直し | 作り直しが必要 | 仕組みごと止まる |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | 人の作業は残る | 操作する人が必要 |
| AI社員AIKATA | 月30万円の定額 | 料金はそのまま | 仕組み化で止まらない |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
介護事業所がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1サービスを併設しても月30万円のまま
訪問介護・通所介護・居宅介護支援などを併設しても、利用者様が増えても、料金は月30万円の定額です。月初の国保連請求と処遇改善加算の実績報告が重なる時期も、追加費用はかかりません。請求だけ先に試したい場合は、月10万円のお試しプランがあります。
理由2カイポケやほのぼのNEXTのまま
カイポケ・ほのぼのNEXT・ワイズマンシステムSPなど、事業所でお使いの介護ソフトと伝送ソフトの画面操作も含めて当社が自動化します。現場の職員の方が操作を覚え直す必要はなく、居宅介護支援事業所とのやり取りの形もそのままです。
理由3請求データはAIと人で二重に確認
提供票と実績のずれや、区分支給限度基準額の超過、加算の要件の抜けをAIが洗い出し、当社の人が確かめてから請求データをお渡しします。管理者や事務職員の方は、内容を確認して承認するだけです。返戻が来たときも、原因の候補をそろえてお知らせします。
理由4職員が辞めても月初の請求は止まらない
サービスごとの加算の決まりや、利用者様ごとの負担割合・公費の扱いを仕組みとして残します。請求を一人で担ってきた職員が休んだり辞めたりしても、毎月の請求と記録のデータ化は止まりません。
理由5ケアプランは介護支援専門員の手元に
当社が引き受けるのは、実績の集計・請求データの作成・記録の入力などの事務です。ケアプランの作成とアセスメントは介護支援専門員、介護サービスの提供と記録の中身は現場の職員に残るため、事業所の役割分担は変わりません。
介護事業所での活用イメージ
国保連請求
実績の集計から、請求データの作成とチェックまで、まとめてお任せ。
月末に各サービスの実績を集め、
提供票と一件ずつ見比べて入力。
請求期限まで、事務所は手一杯。
実績の集計から請求データ作成まで。
提供票とのずれはAIが洗い出し。
事業所は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／請求データの送信は事業所で行います。
介護記録のデータ化
手書きの記録やバイタルを、介護ソフトへの入力まで、まとめてお任せ。
現場の職員が紙に記録を書き、
事務所で介護ソフトへ打ち直す。
読みにくい字の確認で手が止まる。
紙の記録をAIが読み取り、
介護ソフトへの入力まで当社で。
職員は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／記録の内容は職員が書き、当社は入力を行います。
処遇改善加算の書類
賃金の集計から、計画書・実績報告書の下準備まで、まとめてお任せ。
職員ごとの賃金や手当を集め、
様式に合わせて一つずつ転記。
毎年、管理者が何日も抱え込む。
賃金データの集計をAIが行い、
様式への転記と不足の確認まで。
管理者は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／配分の方法と提出は、事業所で決めて行います。
介護事業所が外注・AI活用の前に確かめたいこと
介護保険法とケアマネ業務の線引き
ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は、介護保険法の決まりのもとで介護支援専門員が行う業務です。介護給付費の請求も、指定を受けた事業所の名前で行います。当社は実績の集計や請求データづくりを補助する立場で、加算の算定の判断と国保連への伝送は事業所に残ります。この分担は契約で決めておきましょう。
利用者様の心身の情報を守る
要介護度や病歴、認知症の状態、ご家族の連絡先など、利用者様の心身とご家庭の情報を扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、介護ソフトへのアクセスはお任せいただく業務に必要な範囲に絞ります。紙の記録をどう受け渡し、どこに保管するかも、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。
紙の記録と提供票の流れを先に整理する
記録が紙かタブレットか、提供票が居宅介護支援事業所からどの形で届くかは、事業所ごとに違います。導入前に事務職員の方の画面と書類を拝見しながら、記録の写し方と実績の締め方を整理します。切り替えは国保連請求を終えた後の時期にし、最初の月は事業所でも請求データを確かめていただくと安心です。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
介護保険法との関係で問題はありませんか?
介護ソフトは何に対応していますか?
訪問と通所など、複数のサービスをまとめて任せられますか?
介護事業所でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：介護事業所の事務は、月30万円の定額で任せられます
介護事業所の事務は、月初の国保連請求、記録の打ち直し、処遇改善加算の書類と、現場の人手不足が続くほど管理者に集まります。採用・外注・自作・ソフトの入れ替えにも、それぞれ残る手間があります。AI社員AIKATAなら、実績の集計から請求データの作成、記録のデータ化、加算の書類の下準備まで、サービスを併設していても月30万円の定額でお引き受けします。ケアプランと介護の中身は職員の方の手元に残したまま、無料相談で任せられる事務と費用の試算をお伝えします。