障害福祉事業所の業務、
障害福祉特化定額格安BPO・AI社員AIKATA
月30万円でまかせ放題。
給付費請求も、上限額管理も、
追加費用は0円。
無制限
1業務だけなら月10万円のお試しプランも
※「実質時給625円」は、月480時間分（正社員3名分相当）の業務を委託した場合の試算です。受託範囲は業務内容により異なりますが、料金はどの業務でも月30万円です。
障害福祉事業所では、月初の給付費の請求と上限額管理、受給者証の更新の確認が、支援を終えた後の職員に重なっています。このページでは、障害福祉の事務のうちAIに任せられる業務と、採用・外注・自作・ソフトの乗り換えとの違い、サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者の業務との線引きをまとめました。AI社員AIKATAは、給付費の請求から工賃の計算までを月30万円で引き受ける、障害福祉事業所向けの業務代行（BPO）サービスです。
障害福祉事業所で人手不足・事務の負担が続く理由
障害福祉の請求は、利用者様ごとの受給者証の支給量や負担上限月額、サービスごとの加算をそろえてから始まります。複数の事業所を使う利用者様がいれば、上限額管理事業所との負担額のやり取りも月初に挟まります。就労系なら工賃の計算、児童の通所なら保護者への連絡と、サービスの種類ごとに事務の中身も変わり、報酬改定のたびに見直しが続きます。
支援員の採用だけでも難しいなか、請求と上限額管理が分かる事務の担当まで置くのは簡単ではありません。サービス管理責任者や管理者が支援と事務を兼ね、送迎や支援を終えてから請求に向かう事業所もあります。その人が辞めると、受給者証の管理や他事業所とのやり取りの段取りまで分からなくなってしまいます。
障害福祉事業所でよく伺うお悩み
上限額管理のやり取りが月初に重なる
他の事業所との利用者負担額のやり取りが月初に集中し、返事が遅れると請求そのものが締まらない。
受給者証の更新を見落としそう
支給量や有効期限が利用者様ごとに違い、更新の漏れに請求が返戻になってから気づく。
支援が終わってから記録と請求
支援員が送迎や支援を終えてから記録を入力し、請求の時期は夜まで事務作業が続く。
工賃の計算が毎月の手作業
作業ごとの出来高や出勤日数を集めて、利用者様一人ずつ工賃を計算し、明細を作っている。
その業務、AI社員AIKATAが
月30万円の定額でまとめて引き受けます。
障害福祉事業所向けの業務代行(BPO)「AI社員AIKATA」とは
利用実績の集計から、国保連への給付費の請求データの作成、上限額管理の集計、受給者証の情報の整理まで。職員の方が支援の合間にこなしている事務を、AIと人の二重体制で丸ごとお引き受けします。利用者様や事業所が増えても、料金は月30万円のままです。
AI社員AIKATAは、人の作業時間ではなく、AIの処理を中心に業務を引き受ける業務代行(BPO)です。処理の中心がAIのため、任せる量が増えても料金は増えません。AIが処理した結果は当社の人が確認し、御社は出来上がった内容を確認して承認するだけです。
障害福祉事業所のAI活用：AIに任せられる業務
給付費の請求
利用実績やサービス提供記録を集計し、受給者証の支給量と見比べながら国保連への請求データを作ります。返戻や過誤の原因の洗い出し、利用者負担額の請求書づくりも引き受けます。加算を算定できるかの判断と請求データの送信は、事業所で行います。
- 利用実績・提供記録の集計
- 国保連への請求データの作成
- 返戻・過誤の原因の洗い出し
- 利用者負担額の請求書の作成
上限額管理・受給者証
上限額管理の集計と結果票の下準備、他事業所から届いた利用者負担額との照合を行います。受給者証の有効期限や支給量を一覧で追い、更新が近い利用者様へのお知らせも下書きします。更新の申請は利用者様やご家族が市区町村へ行います。
- 上限額管理の集計と結果票の下準備
- 他事業所との利用者負担額の照合
- 受給者証の期限・支給量の一覧化
- 更新時期のお知らせの下書き
記録のデータ化
支援記録や日報、送迎記録をデータにして集計し、モニタリングや会議・研修の記録も探しやすい形に整えます。記録に何を書くか、モニタリングでどう評価するかは、支援員とサービス管理責任者が決めます。
- 支援記録・日報のデータ化
- 送迎記録の集計
- モニタリング記録の整理
- 会議録・研修記録の整理
工賃・運営の事務
作業ごとの出来高と出勤日数から工賃を計算して明細を作り、処遇改善加算の書類の下準備、職員の勤務実績の集計、ご家族への連絡の下書きを行います。工賃の配分は、事業所で決めた規程に沿って計算します。
- 工賃の計算と明細の作成
- 処遇改善加算の書類の下準備
- 職員の勤務実績の集計
- ご家族への連絡の下書き
いまお使いのソフト・システムのままで大丈夫です
上記は一例です。パソコンで操作しているソフトやWebの画面であれば、当社が操作を含めて自動化します。ソフトの乗り換えは必要ありません。
ここに無い業務も、パソコン上で完結する業務であれば分野を問わずお任せいただけます。
障害福祉事業所の事務を外注・効率化する方法の比較
障害福祉事業所の事務の負担を減らす方法は、大きく分けて「採用」「外注」「自作」「ソフトの乗り換え」の4つです。それぞれに向き不向きがありますが、業務が増え続ける前提で考えると、どれも負担や費用が後から増えていく形になります。
✕事務の担当を採用して増やす
請求の分かる事務の担当を採用できれば、サービス管理責任者は支援に戻れます。ただ、上限額管理や受給者証の読み方、サービスごとの加算まで覚えるには時間がかかり、小さな事業所では一人分の給与を事務に回すこと自体が重い負担です。辞められると、また管理者が夜に請求を抱えます。
✕国保連請求の代行に外注する
請求代行に出せば入力の手間は減りますが、利用実績や受給者証の情報を毎月まとめて渡す作業は事業所に残ります。上限額管理のやり取りや工賃の計算まで頼めるとは限らず、利用者様や事業所が増えるほど代行の費用もかさんでいきます。
✕表計算やRPAで自分たちで作る
工賃の計算や上限額管理を、表計算の関数やRPAで組む事業所もあります。ただ、作った職員にしか直し方が分からず、報酬改定やサービスの追加のたびに手直しが要ります。支援の合間に作り込む時間を確保するのも、簡単ではありません。
✕記録と請求が一体のソフトに乗り換える
支援記録から請求までつながるソフトに乗り換えれば、記録を請求ソフトへ写す手間は減らせます。一方で、支援員の誰もが新しい記録の付け方に慣れるまで時間がかかり、受給者証や過去の実績を移す作業も要ります。他事業所との負担額の照合や返戻の原因探しは、乗り換えた後も人の手に残ります。
4つの方法とAI社員AIKATAの違い
| 方法 | 費用 | 業務が増えたとき | 担当者が辞めたとき |
|---|---|---|---|
| 採用して増やす | 給与・社会保険料・採用費 | さらに採用が必要 | 採用と教育をやり直し |
| 従来の外注・BPO | 作業量や件数に応じて増える | 外注費が増える | 担当者の交代で品質が揺れる |
| 自社でRPA・AIを作る | 作る人の時間と手直し | 作り直しが必要 | 仕組みごと止まる |
| ソフトを乗り換える | 新しい月額と移行の手間 | 人の作業は残る | 操作する人が必要 |
| AI社員AIKATA | 月30万円の定額 | 料金はそのまま | 仕組み化で止まらない |
AI社員AIKATAは、採用も乗り換えも要らず、いまのソフトのまま業務を引き受けます。料金は月30万円の定額で、業務の量や種類が増えても変わりません。
障害福祉事業所がAI社員AIKATAを選ぶ5つの理由
理由1多機能型でも事業所が増えても月30万円
就労継続支援と生活介護、児童発達支援と放課後等デイサービスのようにサービスを組み合わせても、利用者様が増えても、料金は月30万円の定額です。上限額管理が立て込む月初も追加費用はかかりません。給付費の請求だけ試したい場合は、月10万円のお試しプランがあります。
理由2knowbeや請求ソフトはそのまま
knowbe・介舟ファミリー・ほのぼのNEXTなど、事業所でお使いの記録ソフトや請求ソフトの画面操作も含めて当社が自動化します。支援員の方が記録を付ける手順は変わらず、利用者様やご家族にお願いすることも増えません。
理由3受給者証とのずれをAIと人で確認
支給量の超過や受給者証の期限切れ、上限額との食い違いをAIが洗い出し、当社の人が確かめてから請求データをお渡しします。管理者の方は内容を確認して承認するだけです。返戻になってから原因を探す手間を、請求の前に減らします。
理由4請求を担う職員が辞めても止まらない
利用者様ごとの負担上限月額や上限額管理事業所、加算の決まり、工賃の配分ルールを仕組みとして残します。請求を一人で担っていた職員が休んだり辞めたりしても、月初の請求と他事業所とのやり取りの準備は続きます。
理由5個別支援計画はサビ管・児発管の手元に
当社が受け持つのは、集計・請求データの作成・記録のデータ化・工賃の計算などの事務です。アセスメントと個別支援計画の作成、モニタリング、支援の内容はサービス管理責任者・児童発達支援管理責任者と支援員の方に残るため、支援の質を崩さずに使えます。
障害福祉事業所での活用イメージ
給付費の請求
提供記録の集計から、国保連への請求データづくりまで、まとめてお任せ。
利用者様ごとの提供記録を集め、
受給者証の支給量と見比べて入力。
返戻が来ると、原因探しで手が止まる。
記録の集計から請求データまで。
支給量とのずれはAIが洗い出し。
管理者は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／加算の算定の可否は、事業所で判断します。
上限額管理
他事業所との負担額の照合から、結果票の下準備まで、まとめてお任せ。
他事業所から届く負担額を集め、
上限額に合わせて一人ずつ計算。
連絡待ちで請求が締まらない。
届いた負担額をAIが一覧にし、
計算と結果票の下準備まで当社で。
事業所は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／他事業所への結果票の送付は事業所で行います。
工賃の計算
作業の出来高と出勤の集計から、工賃明細の作成まで、まとめてお任せ。
作業日報から出来高と出勤を拾い、
表計算で一人ずつ工賃を計算。
明細づくりで月末がつぶれる。
日報の集計をAIが行い、
工賃の計算と明細の作成まで。
職員は内容を確認・承認するだけ。
活用イメージ／工賃の配分ルールは、導入前に事業所と決めます。
障害福祉事業所が外注・AI活用の前に確かめたいこと
障害者総合支援法・児童福祉法との線引き
障害福祉サービスの個別支援計画は障害者総合支援法の基準のもとでサービス管理責任者が、放課後等デイサービスや児童発達支援の計画は児童福祉法の基準のもとで児童発達支援管理責任者が作ります。当社は集計や請求データづくりを補助する立場で、加算の算定の判断と国保連への送信は事業所に残ります。
障害の状況と受給者証の情報の扱い
障害の種類や程度、診断名、受給者証の番号や支給量、ご家族の状況など、要配慮個人情報を多く扱います。秘密保持契約(NDA)を結び、請求ソフトや記録のシステムに入れる範囲をお任せいただく業務の分だけに絞ります。受給者証の写しや紙の記録の受け渡し方と保管の場所も、導入前に決めます。
他事業所とのやり取りの形を確かめる
上限額管理では、自分の事業所が上限額管理事業所かどうかで、月初にする作業が変わります。負担額の一覧や結果票が他事業所からどの形で届くか、いつまでに返すかを、導入前に職員の方と整理します。相手の事業所への連絡や結果票の送付は、これまでどおり事業所から行っていただきます。
料金プラン
- 任せる業務の数に上限なし
- 業務や件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- 1業務・1自動化で、まず1つの業務から
- その業務の件数が増えても料金はそのまま
- 初期費用・構築費用 0円
- まかせ放題プランへ、いつでも切り替え(違約金なし)
※ 1業務とは、1つの業務(例:請求書の発行、勤怠の集計)を始めから終わりまで、1つの自動化の仕組みでお任せいただく形です。
※ お試しプランからまかせ放題プランへの切り替えは、14日までのお申し出で翌月1日から、15日以降は翌々月1日からです。作った仕組みはそのまま引き継ぎ、初期費用はかかりません。
※ 別途、御社名義でご契約いただくAIツール(Claude Code・Codexなど)の利用料(目安:月15,000円〜30,000円)がかかります。
導入の流れ
- STEP1
無料相談のお申し込み
このページのフォームから、ご都合のよい日時を選んでご予約ください。60分・Google Meetのオンラインで行います。
- STEP2
業務のヒアリング
いまの業務の流れ・件数・お使いのソフトを伺い、任せられる業務を一緒に整理します。
- STEP3
削減できる固定費の算出
任せられる業務の量と、いまかかっている人件費や外注費を比べて試算します。
- STEP4
受託内容と費用のご提案
まかせ放題プラン(月30万円)か、1業務から始めるお試しプラン(月10万円)かを含めてご提案します。
- STEP5
業務の引き継ぎ・運用開始
担当者の方の画面を拝見しながら手順を分解して仕組みにし、運用を始めます。パイロット運用の期間はありません。
よくあるご質問
サービスについて
AI社員AIKATAとはどんなサービスですか?
なぜ「定額」で「格安」なのですか?
障害者総合支援法との関係で問題はありませんか?
放課後等デイサービスや就労系など、どのサービスに対応していますか?
いまの請求ソフトを変えずに使えますか?
障害福祉事業所でAIを使うと、どの業務が楽になりますか?
AIに任せて品質は大丈夫ですか?
自社にAIの知識がなくても利用できますか?
通常のBPO・外注と何が違うのですか?
任せられる業務について
どんな業務を任せられますか?
任せられない業務はありますか?
複数の業務をまとめて任せることはできますか?
料金・契約について
料金はどのように決まりますか?
導入前にパイロット運用やテスト期間は必要ですか?
月30万円には、どこまでの業務が含まれますか?
任せられる業務量に上限はありますか?
まったく分野の違う業務も、同じ月30万円で任せられますか?
費用は固定ですか?業務量が増えたら高くなりますか?
初期費用はかかりますか?
最低利用金額や契約期間はありますか?
定額以外に追加費用が発生することはありませんか?
導入の流れについて
導入までどのくらいかかりますか?
業務の引き継ぎが大変そうで不安です。
導入にあたって何を準備すればよいですか?
品質・セキュリティについて
ミスが起きた場合はどうなりますか?
機密情報や個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?
繁忙期や急な業務増にも対応できますか?
担当者が辞めたり休んだりするリスクはありませんか?
運用について
日々のやり取りはどのように行いますか?
業務内容や手順が変わった場合は対応してもらえますか?
解約したい場合はどうなりますか?
「AI鬼管理」とは何ですか?
無料相談について
無料相談では何をしますか?
相談したら営業をかけられませんか?
地方の会社でも利用できますか?
まとめ：障害福祉事業所の事務は、月30万円の定額で任せられます
障害福祉事業所の事務は、給付費の請求と上限額管理、受給者証の管理、工賃の計算が重なり、支援と事務を兼ねる職員の負担になりがちです。AI社員AIKATAなら、利用実績の集計から請求データの作成、記録のデータ化、工賃の明細まで、多機能型や複数の事業所でも月30万円の定額でお引き受けします。個別支援計画と支援の中身はサービス管理責任者・児童発達支援管理責任者の手元に残したまま、いまの請求ソフトで始められます。どの事務から任せるかは、無料相談で一緒に決めましょう。